مصفوفة ايزنهاور لتحديد قائمة المهام _الحلقة الاولى

مصفوفة ايزنهاور لتحديد قائمة المهام 

الحلقة الاولى

مصفوفة أيزنهاور هي اداة من الادوات المهمة التي تساعدك على تنظيم مهامك وتحديد اولوياتها حسب الاحتياج ودرجة الاهمية. باستخدام المصوفة  ، ستقسم مهامك إلى أربعة مربعات بناء على المهام التي ستقوم بها أولا ، والمهام التي ستقوم بجدولتها لاحقا ، والمهام التي ستفوضها ، والمهام التي ستحذفها. في هذه المقالة ، سنشرح كيفية إعداد مصفوفة أيزنهاور ونقدم لك الارشادات لتحديد أولويات المهام.

تعود فكرة المصفوفة  لدوايت أيزنهاور - الرئيس ال 34 للولايات المتحدة وجنرال من الجيش الامريكي  خلال الحرب العالمية الثانية – حيث اشار ايزهاور الى فكرة المصفوفة في خطاب ألقاه عام 1954 ، حيث اقتبس أيزنهاور من رئيس جامعة لم يذكر اسمه عندما قال: "لدي نوعان من المشاكل ، العاجلة والمهمة.. العاجلة ليس مهمة ، والمهمة ليس عاجلة أبدا".

أخذ ستيفن كوفي ، مؤلف كتاب العادات ال 7 للأشخاص ذوي الفعالية العالية ، فكرة أيزنهاور واستخدمها لتطوير أداة لإدارة المهام الشائعة والتي عرفت  باسم مصفوفة أيزنهاور. تعرف مصفوفة أيزنهاور أيضا باسم مصفوفة إدارة الوقت ، وصندوق أيزنهاور ، والمصفوفة العاجلة المهمة. تساعدك هذه الأداة على تقسيم مهامك إلى أربع فئات:

ü    المهام التي ستقوم بها أولا

ü    المهام التي ستقوم بجدولتها لاحقا

ü    المهام التي ستفوضها

ü    المهام التي ستحذفها.

كيفية التمييز بين المهام العاجلة والمهمة ؟

قد تبدو لك الكلمات العاجلة والمهمة متشابهة ، ولكن عند تحليلها من حيث مبدأ أيزنهاور ، فإن الفرق بين الاثنين أمر بالغ الأهمية. تمكنك المصفوفة من  التمييز بين المهام العاجلة والمهمة  في ترتيب اولوياتها والتي يجب أن تسارع إليها والمهام التي يمكن أن يتعامل معها أعضاء الفريق الآخرون بشكل أفضل.

المهام العاجلة هي المهام التي تدخلك تتطلب الفوري. عندما يكون هناك شيء عاجل ، يجب القيام به الآن ، وهناك عواقب واضحة إذا لم تكمل هذه المهام ضمن جدول زمني معين. لهذا لا يمكنك تأخير هذه  المهام ، لانه كلما تأخرت في هذه المهام ، زاد الضغط عليك ومن المحتمل أن تواجهه مشاكل قد تؤدي إلى ارهاقك .

أمثلة على المهام العاجلة:

ü    تسليم مشروع بتاريخ محدد .

ü    طلب عميل عاجل

ü    إصلاح أنبوب مكسور في شقتك

المهام المهمة هي المهام التي تحتاج الى اهتمام فوري ، هذه المهام تساعدك على تحقيق أهدافك طويلة المدى. فقط لأن هذه المهام أقل إلحاحا وتحتاج إلى التخطيط بعناية لتتمكن من استخدام مواردك بكفاءة.

أمثلة المهام المهمة ما يلي:

ü    التخطيط لمشروع

ü    الشبكات المهنية لبناء قاعدة العملاء

ü    الأعمال المنزلية العادية ومشاريع الصيانة

بمجرد أن تعرف كيفية التمييز بين المهام العاجلة والمهمة ، يمكنك البدء في فصل مهامك إلى الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور.

قد تبدو قائمة المهام الطويلة مربكة ، لكن الهدف من مصفوفة أيزنهاور هو متابعة هذه المهام واحدة تلو الأخرى وفصلها حسب الربع. بمجرد أن تتمكن من رؤية مهامك في فئاتها المحددة ، ستتمكن من جدولتها وإنجاز عملك الأكثر أهمية.

الربع 1: نفذ ( المطلوب تنفيذها فورا  )

الربع الأول هو الربع "المهام المطلوب تنفيذها فورا  " ، وهذا هو الربع  الذي ستضع فيه المهام العاجلة والمهمة. عندما ترى مهمة في قائمة مهامك يجب القيام بها الآن ، ولها عواقب واضحة ، وتؤثر على أهدافك طويلة المدى ، ضعها في هذا الربع.

يجب ألا يكون هناك شك حول المهام التي تقع في هذا الربع ، لأن هذه هي المهام التي تقع في مقدمة اهتمامتك ومن المحتمل أن تؤثر على انجازتك أكثر من غيرها. .

الربع 2: المجدولة زمنيا

الربع الثاني هو الربع "المهام المجدولة زمنيا " ، وهذا هو المكان الذي ستضع فيه أي مهام غير عاجلة ولكنها لا تزال مهمة. نظرا لأن هذه المهام تؤثر على أهدافك طويلة المدى ولكن لا يلزم القيام بها على الفور ، يمكنك جدولة هذه المهام لوقت لاحق. ستعالج هذه المهام مباشرة بعد معالجة المهام في الربع الأول. يمكنك استخدام إدارة الوقت لمساعدتك في إنجاز المهام في هذا الربع.

الربع 3: المفوضة (المهام المطلوب تفويضها )

الربع الثالث هو الربع "المهام المطلوب تفويضها " ، وهذا هو المكان الذي ستضع فيه أي مهام عاجلة ولكنها ليست مهمة. يجب إكمال هذه المهام الآن ، لكنها لا تؤثر على أهدافك طويلة المدى. نظرا لعدم وجود ارتباط شخصي بهذه المهام ومن المحتمل ألا تتطلب مجموعة مهاراتك المحددة لإكمالها، يمكنك تفويض هذه المهام إلى أعضاء آخرين في فريقك. يعد تفويض المهام أحد أكثر الطرق فعالية لإدارة عبء العمل الخاص بك وتقديم الشاي الخاص بك

الربع 4: المهام المراد حذفها

بمجرد الاطلاع على قائمة المهام الخاصة بك وإضافة المهام إلى الأرباع الثلاثة الأولى ، ستلاحظ أن عددا قليلا من المهام متبقية. المهام المتبقية هي مهام لم تكن عاجلة أو مهمة. هذه المهام  غير المهمة وغير العاجلة تعيقك ببساطة عن تحقيق أهدافك. ضع هذه العناصر المتبقية في قائمة المهام الخاصة بك في الربع الرابع ، وهو ربع " المهام المراد حذفها ".

يتبع ............